Pernahkah anda menghadiri mesyuarat yang sarat dengan perbincangan hebat, tetapi seminggu kemudian tiada siapa mengingati keputusan yang telah dipersetujui? Atau minit mesyuarat yang disediakan terlalu berjela hingga kabur inti pati utamanya?
Hakikatnya, mesyuarat hanyalah separuh daripada proses kerja; separuh lagi yang menentukan kejayaannya ialah bagaimana keputusan didokumentasikan dan disusuli. Menyedari kepentingan peranan kesetiausahaan ini, Jabatan Perpustakaan Universiti Teknologi MARA (UiTM) telah mengambil langkah proaktif dengan menganjurkan Kursus Pengurusan dan Penulisan Minit Mesyuarat bertempat di Bilik Seminar, Jabatan Perpustakaan UiTM Shah Alam pada 5 November 2026.
Sentuhan Pakar: Membongkar Seni Penulisan Minit Sistematik
Kursus sehari ini menampilkan tokoh pentadbiran yang berwibawa, YBrs. Dr. Wan Ismahanini Ismail, Pengarah Bahagian Pentadbiran Strategik dan Sumber Manusia, Jabatan Canseleri UiTM.
Melalui sesi perkongsian yang interaktif dan berilmiah, Dr. Wan Ismahanini mengupas tuntas bukan sahaja tentang format teknikal, malah seni sebenar di sebalik tugas setiausaha mesyuarat. Antara penekanan utama yang dikupas merangkumi:
Tepat, Ringkas dan Jelas: Mengikis tanggapan bahawa minit mesyuarat perlu mencatat perbualan perkataan demi perkataan (verbatim). Sebaliknya, fokus terarah kepada kemahiran merekod keputusan dan tindakan secara padat serta tepat.
Keseragaman Format: Memastikan setiap dokumen mesyuarat mematuhi piawaian tatacara pentadbiran rasmi universiti agar mudah dirujuk pada masa hadapan.
Pengurusan Tindakan Susulan: Minit yang berkualiti bukan sekadar catatan mati, sebaliknya instrumen operasi yang memandu gerak kerja dan semakan pelaksanaan dasar.
Minit Mesyuarat Sebagai Cermin Integriti Organisasi
Minit mesyuarat bukan sekadar fail arkib; ia adalah rekod rasmi yang mencerminkan ketelusan, akauntabiliti dan kredibiliti sesebuah organisasi. Setiap catatan adalah bukti komitmen warga kerja dalam melaksanakan amanah yang digariskan.
Ketelitian dan keseragaman dalam dokumentasi pentadbiran menjadi benteng utama dalam mengelakkan kekeliruan peranan serta memastikan kesinambungan operasi jabatan berjalan lancar tanpa birokrasi yang membebankan.
Memacu Profesionalisme dan Budaya Kerja Cemerlang
Inisiatif pembangunan staf ini membuktikan kesungguhan Jabatan Perpustakaan UiTM dalam menyokong amalan tadbir urus berintegriti. Peningkatan kemahiran ini bukan sahaja mempermudah tugas rutin staf, malah mengangkat kualiti perkhidmatan perpustakaan ke tahap yang lebih cekap dan responsif.
Dengan berakhirnya kursus ini, staf yang terlibat kini dibekalkan dengan kemahiran praktikal dan keyakinan baharu. Diharapkan ilmu yang diraih mampu dizahirkan ke dalam amalan kerja harian—menjadikan setiap mesyuarat lebih bermakna dan setiap minit yang dihasilkan lebih berimpak tinggi.
Catat Ulasan